Meetingcultuur

 

Het model – Vergaderen is dodelijk (by Patrick Lencioni)

De grootste mythe die over vergaderingen bestaat, is dat ze per definitie slecht zijn.

Als zakelijke samenleving zijn we gaan accepteren dat vergaderingen onvermijdelijk pijnlijk en onproductief zijn – een van de noodzakelijke kwaden van het bedrijfsleven. Maar feit is dat slechte vergaderingen een weerspiegeling zijn van slechte leiders. Erger nog, hun verwoestende invloed op het succes van een bedrijf is groter dan we denken.

Voor organisaties die bereid zijn om het idee dat vergaderingen hopeloos zijn in twijfel te trekken, is het gelukkig mogelijk om iets wat nu vervelend en uitputtend is, om te zetten in iets productiefs, gerichts en zelfs stimulerends. De sleutel tot betere vergaderingen heeft echter niets te maken met een betere voorbereiding, agenda’s of notulen. Om het probleem aan te pakken, moeten leiders een totaal andere kijk hebben op vergaderingen en een paar basisrichtlijnen toepassen.

De eerste stap bij het transformeren van vergaderingen is begrijpen waarom ze zo slecht zijn. Er zijn twee fundamentele problemen. Ten eerste missen vergaderingen drama. Wat betekent dat ze saai zijn. Ten tweede missen de meeste vergaderingen context en een doel. Ze zijn een verwarrende mix van administratie, tactiek, strategie en reviews, wat rommelige, doelloze en schijnbaar eindeloze meetings creëert, met weinig oplossingen of duidelijkheid.

Drama

De sleutel om vergaderingen boeiender – en minder saai – te maken, ligt in het identificeren en voeden van het natuurlijke conflictniveau dat zou moeten bestaan. Een van de beste plekken om dit te leren is Hollywood.

Regisseurs en scenarioschrijvers weten al lang dat films een conflict nodig hebben om de interesse van hun publiek te behouden. Kijkers moeten geloven dat er veel op het spel staat, en ze moeten de spanning voelen die de personages voelen. Bovendien beseften ze dat als ze dat conflict – of drama – niet voeden in de eerste 10 minuten van een film, het publiek zijn interesse zou verliezen en zou afhaken.

Leiders van vergaderingen moeten hetzelfde doen door de juiste kwesties – vaak de meest controversiële – aan het begin van hun vergaderingen op tafel te leggen. Door te eisen dat hun mensen die problemen bekijken tot er een oplossing is gevonden, kunnen ze echt, meeslepend drama creëren en voorkomen dat hun publiek wegloopt.

 

Context en doel

Helaas doet drama er niet toe als leiders niet de juiste context creëren voor hun vergaderingen en de teamleden duidelijk maken waarom de vergadering plaatsvindt en wat van hen wordt verwacht. Om context te creëren, moeten leiders onderscheid maken tussen verschillende soorten vergaderingen. Al te vaak gooien ze elk mogelijk topic in één lange stafvergadering. Dit zorgt voor verwarring en frustratie bij teamleden die moeite hebben om heen en weer te schakelen tussen tactische en strategische gesprekken, met weinig of geen oplossingen van de problemen.

Maar wees gewaarschuwd: door context te creëren, moeten leiders misschien net meer vergaderen. Je leest het goed. Meer vergaderen. Niet per se meer tijd in vergaderingen; maar zeker meer verschillende soorten vergaderingen. In feite zouden teams idealiter regelmatig vier verschillende vergaderingen moeten hebben. Dat zijn de Dagelijkse check-in, de Tactische stafvergadering, de Ad hoc volgens onderwerp en de Driemaandelijkse off-site review.

 

De Dagelijkse Check-in is een planningsgerichte, administratieve vergadering die niet langer dan vijf of tien minuten mag duren. Het doel is simpelweg om teamleden op één lijn te houden en om een dagelijks forum te bieden voor updates en planning van activiteiten.

De Tactische Stafvergadering is wat de meeste mensen kennen als stafvergaderingen. Deze zouden ongeveer een uur moeten duren en moeten gericht zijn op het bespreken en oplossen van problemen die van invloed zijn op de kortetermijndoelstellingen.

Ironisch genoeg werken deze het beste als er geen vooraf vastgelegde agenda is. In plaats daarvan moet het team elkaars prioriteiten en de volledige scorecard van het team kort bekijken en vervolgens beslissen wat er tijdens de rest van de vergadering zal worden besproken. Dit zal hen helpen tijd te verspillen aan triviale kwesties en zich alleen te concentreren op die kwesties die echt relevant en kritiek zijn. De sleutel om deze tactische vergaderingen te laten slagen, is de discipline om de bespreking van meer strategische onderwerpen te identificeren en uit te stellen, wat ons bij het derde type vergadering brengt.

Ad hoc volgens onderwerp is de meest interessante vergadering voor leiders en de belangrijkste indicator van het strategische talent van een bedrijf. Het is de juiste plek voor belangrijke onderwerpen die op lange termijn een impact hebben op het bedrijf. Deze kwesties vragen meer tijd en een andere setting, waar deelnemers kunnen brainstormen, discussiëren, ideeën voorstellen en met elkaar op zoek kunnen gaan naar de optimale langetermijnoplossing. Een strategische vergadering mag niet meer dan een of twee onderwerpen bevatten, en mag voor elk onderwerp ongeveer twee uur duren.

Tijdens de Quarterly Off-Site Reviewkunnen teamleden afstand nemen van het bedrijf, letterlijk en figuurlijk, om een verscheidenheid aan kwesties te herzien: de interpersoonlijke prestaties van het team, de strategie van het bedrijf, de prestaties van top- en bottom-tier medewerkers, de concurrentie en de trends in de sector. Deze kunnen elk kwartaal een dag tot twee volle dagen duren.

 

Betrokkenheid

Een van de sleutels om deze viervoudige vergaderstructuur te laten werken, is het meest voorkomende bezwaar van bedrijfsleiders wegnemen: “Hoe krijg ik mijn werk gedaan als ik al mijn tijd aan vergaderingen besteed?” Er zijn twee manieren om hierop te antwoorden.

Ten eerste: alle tijd optellen die aan deze vergaderingen wordt besteed, komt neer op ongeveer twintig procent van de tijd van een leider. Ironisch genoeg besteden de meeste leiders sowieso nog meer tijd aan vergaderingen, vooral als ze rekening houden met “sneakertijd”, wat staat voor de uren van het verzenden van e-mails, inspreken van voicemails en door de gangen zwerven om problemen op te helderen die sowieso tijdens een vergadering duidelijk hadden moeten zijn.

Ten tweede moeten leiders zichzelf een fundamentele vraag stellen. “Wat is er belangrijker dan vergaderingen?” Als ze “verkoop” of “e-mail” of “productontwerp” zeggen, dan moeten ze misschien hun rol als leiders herzien en terug naar een uitvoerende functie gaan. Een leider die een hekel heeft aan vergaderen is als een chirurg die een hekel heeft aan operaties, of een dirigent die een hekel heeft aan concerten. Vergaderen is nu eenmaal wat leiders doen, en de oplossing voor slechte vergaderingen is niet ze te elimineren maar ze eerder te transformeren in zinvolle, boeiende en relevante activiteiten.

 

Over Trixolutions en Patrick Lencioni

Trixolutions is exclusief CAPA PRO geaccrediteerd en daardoor lid van de Table Group van Patrick Lencioni. Samen zetten we ons in om werknemers meer voldoening te geven door organisaties gezonder te maken. Trixolutions heeft gewerkt met honderden senior leidinggevenden en hun teams in organisaties.. Door zijn werk als bestsellerauteur is Patrick Lencioni ceen pionier in de beweging rond gezonde organisaties, Trixolutions is heel fier rechtsreeks met hem te kunnen samenwerken.

capaprobadge

Mogelijkgeden (digitale) opleiding en coaching

Bovenstaande inzichten, methodieken en oefeningen kunnen u aangeboden worden in de volgende formats:

Offline (Covid-19 proof)

  • Persoonlijke coaching
  • Inspiratiesessie van 1,5 uur
  • Workshop van een halve dag
  • Opleidingstraject

Online (Platform ZOOM, TEAMS of VEDAMO)

  • Persoonlijke Coaching
  • Inspiratiesessie van 1,5 uur in onze Trixolutions Virtual Classroom
  • Workshop van een halve dag in onze Trixolutions Virtual Classroom
  • Digitale Learning Journey

Vraag hier een gratis demo aan van onze Trixolutions Virtual Classroom! Vraag hier meer info over de mogelijkheden!