Beslissingen nemen met een team

Beslissingen bepalen het resultaat van een project. Ervaren teams hebben vaste modellen opgesteld om beslissingen te nemen. Jonge teams zijn daar nog mee aan de slag en dingen aan het uitzoeken. Om een team succesvol te laten samenwerken, moeten ze duidelijk zijn over hoe beslissingen worden genomen en moeten ze kunnen reflecteren over beslissingen die worden genomen zonder emotionele vooringenomenheid.

Modellen voor besluitvorming

Doeltreffende teams streven naar een volledige medewerking van elk teamlid. Wetende hoe een specifieke beslissing zal worden genomen…

  • Bouwt een draagvlak op voor de uiteindelijke beslissing.
  • Laat het team toe om efficiënter te vergaderen.
  • Leidt tot een collaboratief teamproces.

Gemeenschappelijke modellen om beslissingen te nemen zijn:

  • Commando (snelste, beste om naleving af te dwingen)
  • Uitgestelde bevoegdheid (snel, beperkt begrip kan tot risico’s leiden)
  • Meerderheidsregels (tussenoplossingen, politiek beïnvloedt het resultaat)
  • Volledige consensus (traagst, bouwt vertrouwen op, passiviteit kan worden gezien als akkoord)

De gezaghebbende beslissingsmodellen worden vaak gebruikt wanneer snelheid de belangrijkste factor is. De participatieve beslissingsmodellen komen in het spel wanneer de uitkomst van de beslissing afhangt van het gedrag van de betrokken personen. Een buy-in van de betreffende personen vermindert aanzienlijk de inspanning die nodig is om het gewenste gedrag af te dwingen.

Tijd heeft een enorme impact op beslissingen

Iets waar we graag op willen wijzen, is dat het niet nemen van een beslissing meestal een beslissing op zich is. Tijd dwingt je vaak in een bepaalde optie. De interessante vraag is waarom er geen beslissing wordt genomen. Veelvoorkomende redenen zijn onder meer “politiek”, “onduidelijk wie de beslissing gaat nemen” en onze persoonlijke favoriet aller tijden “niet genoeg informatie”.

Door vooraan te staan in een besluitvormingsmodel zijn de eerste twee opgelost. Een gebrek aan informatie komt veel voor en betekent:

  • Meer informatie verzamelen, als de tijd het toelaat.
  • De beslissing nemen op basis van de (beperkte) beschikbare informatie.

Vaker wel dan niet, is de tijd beperkt en moet je voor de tweede optie gaan. Teams zijn daar vaak bang voor omdat meer informatie misschien de beste keuze duidelijk zou kunnen maken. Als je niet de luxe hebt om meer informatie te verzamelen, is het bijhouden van een beslissingslogboek geweldig – vooral als je de dingen achteraf moet uitleggen.

 Beslissingslogboek – een geweldig hulpmiddel voor elk team

Mensen hebben de neiging om foute veronderstellingen over het verleden te hebben. Ons geheugen is wispelturig en onze geest is een geweldige verteller die graag de lege plekken invult. Herinneringen aan het verleden raken verkleurd door huidige kennis en gevoelens. Wetenschappers noemen dit “de reconstructieve aard van het geheugen”. In projectteams leidt dit tot slechte beslissingen en geschillen.

Een beslissingslogboek is een eenvoudig document dat belangrijke beslissingen binnen een project bijhoudt. Het helpt om het “het-is-jouw-schuld-spel” te voorkomen aangezien je de beslissing over belangrijke items vastlegt voordat het geheugen erbij komt kijken. Het bevat:

  • Datum dat de beslissing werd toegevoegd
  • Waar de beslissing over gaat
  • Genomen beslissing en belangrijkste redenen daarvoor
  • Overwogen alternatieven
  • Wie erbij betrokken was

Het is belangrijk om dit document te delen met het hele team. Op die manier kan iedereen updates toevoegen en ben je nooit de enige contactpersoon bij het vastleggen van deze informatie. Een Google-spreadsheet kan hier uitstekend voor dienen. Makkelijk en effectief.

Waarom teams (bijna) nooit werken

Een gezond team - Lencioni

Bestsellerauteur Patrick Lencioni had het in 2020 in zijn boek “De vijf frustraties van teamwork” al over succesvolle teams, en de 5 frustraties bij samenwerking. ‘We gaan ongemak uit de weg.’

Laat één ding meteen duidelijk zijn: een groep mensen die in een bedrijf samenwerkt is iets volstrekt anders dan een team. De Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni wil er geen misverstanden over laten bestaan. We gebruiken het woord team veel te makkelijk, terwijl weinig groepen aan de definitie van een team voldoen. Sinds het verschijnen in 2002 prijkt zijn boek De vijf frustraties van teamwork steevast op diverse internationale bestsellerlijsten. En dat verbaast hem zelf allerminst. “Hoe graag we ook willen samenwerken, een team worden en blijven vereist toewijding en discipline. Het is net als een goed huwelijk. Het gaat niet vanzelf. Je bent nooit klaar met eraan werken”, aldus Lencioni.

Goed team heeft levendige discussies

Een team kenmerkt zich door een gemeenschappelijk doel waarbij je van elkaar afhankelijk bent om dit doel te bereiken. De wederzijdse afhankelijkheid is cruciaal en wordt helaas maar al te vaak vergeten. Om een goed functionerend team te hebben, is vertrouwen noodzakelijk. En dat vertrouwen ontstaat alleen door voldoende kwetsbaarheid van de leidinggevende en de teamleden. Als een leider zich niet open durft op te stellen, niet om hulp vraagt of gemaakte fouten verdoezelt, is het bijzonder lastig om vertrouwen op te bouwen. Vertrouwen creëren is het lastigste gedeelte van teamontwikkeling. Dat gaat echt niet vanzelf en kun je ook niet opeisen.

Durven uitspreken

Een teken dat er onvoldoende vertrouwen is als de teamleden zich niet durven uitspreken tijdens bijeenkomsten, maar wel op de wandelgang of bij de koffieautomaat klagen over het werk of elkaar. Een ander teken zijn saaie vergaderingen. Een goed team heeft juist levendige discussies.

Offers brengen

Het klinkt wellicht allemaal voor de hand liggend, maar vergis je niet. In veel organisaties mag dan veel over teams worden gesproken en het belang van teamwerk worden benadrukt, de realiteit ziet er heel anders uit. Zo’n 80% van alle teams functioneert niet. We zien nog steeds veel individuele beloningen, terwijl het belangrijk is de individuele bijdrage aan een team of het teamresultaat te erkennen en te belonen. Er zijn weinig goed functionerende teams in bedrijven omdat je daarvoor offers moet brengen. Het kost tijd, inspanning en doorzettingsvermogen. Mensen zijn van nature feilbaar en ook gemakzuchtig.

Het ontbreekt ons aan moed

Hoeveel boeken of onderzoeken er ook over teams zijn verschenen, het betekent niet dat we nu meer teamwerk of betere teams zien. Dat is ook niet zo raar Het ontbreekt ons in het bedrijfsleven juist niet aan kennis, het ontbreekt ons aan moed. We gaan ongemak liever uit de weg en zijn niet bereid iets op te geven of even pijn te lijden om iets groots of moois te bereiken. Het gaat meestal nauwelijks over de langetermijneffecten van gedrag, maar eerder om de kortetermijnbevrediging van onze behoeften. Dat zie je in huwelijken en in organisaties. Zodra het ongemakkelijk of confronterend wordt zoeken we een uitweg, verdoving of afleiding. Om een goed team of huwelijk te bouwen, zul je met de billen bloot moeten.

De vergelijking met overgewicht

Lencioni vergelijkt disfunctionele teams met overgewicht. Hoeveel kennis is er wel niet over de gevaren van slecht voedsel en overgewicht? En kijk hoeveel mensen er toch te dik of ongezond zijn. Mensen weten heus wel wat ze moeten doen, maar ze hebben er gewoon niet altijd zin in. Het kost meer moeite en discipline om verstandig te leven. Lencioni is een groot voorstander van conflicten. Die ontstaan bijna altijd vanzelf in teams vanwege de verschillende perspectieven, doelstellingen of achtergronden. Conflicten zijn goed als ze er maar op gericht zijn het team of het werk beter te maken. Bij inhoudelijke discussies is de kans veel groter dat besluiten – als ze eenmaal zijn genomen – ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.’

Aangeboren neiging tot zelfbehoud

Er moet wel vertrouwen zijn in het team, anders zijn conflicten desastreus. Dan voelen de teamleden zich juist onveilig en trekken ze zich terug om zichzelf te beschermen. Mensen hebben een aangeboren neiging tot zelfbehoud en concentreren zich in eerste instantie op zichzelf en de eigen positie of carrière. Een leider moet dus continu het belang van de collectieve resultaten duidelijk maken en teamleden aansporen om met elkaar samen te werken.

In teams werken is geen deugd, maar een duidelijke keuze. De keuze om wel of niet als team te werken, moet wel gemaakt worden. Anders is er onnodige taakverwarring en onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Social loafing

In groepen ontstaat maar al te vaak vanzelf de neiging tot ‘social loafing’, oftewel: minder hard werken, omdat het individuele resultaat dan minder zichtbaar is. Voortgangsbesprekingen, doelstellingen publiceren, gedragsafspraken en teambeloningen, ze bevorderen allemaal het nemen van eigen verantwoordelijkheid en meer inspanningen om als team op te treden.

Bespreekbaar maken

Iedereen in een team weet vaak maar al te goed wie de meeste inspanningen levert en wie het team of de prestaties saboteert. Het is dan wel zaak dit bespreekbaar te maken en de minder presterende teamleden aan te sporen zichzelf te verbeteren en anders te vertrekken. Hier is enige groepsdruk wel wenselijk. Het team moet duidelijk maken dat diegene het team in de steek laat. Op zich heeft iedereen de wens zichzelf of zijn prestatie te verbeteren, maar dan moet je wel de goede feedback krijgen. En dat is juist het allermoeilijkst: iemand aanspreken op zijn gedrag.

Excellent in uitvoering

Waar het ook vaak misgaat is de uitvoering. Daar wordt ook veel te weinig aandacht aan besteed. Strategie is prima, maar meestal worden de simpelste afspraken al niet nagekomen. De beste en gezondste teams zijn excellent in de uitvoering en niet zo druk met strategie of de concurrentie. Een goed voorbeeld is Southwest Airlines. Zij praten niet over wat de concurrentie doet, maar het hele executive team is vooral steeds bezig zichzelf te verbeteren. Het zijn niet de slimste teams die winnen, maar de teams die het beste kunnen samenwerken en gedisciplineerd zijn in de uitvoering.

Als uitsmijter: 5 frustraties voor teams

1. Gebrek aan vertrouwen

Hierbij verbergen teams hun zwakheden en fouten voor elkaar, geven elkaar geen oprechte feedback en aarzelen om elkaar te hulp te schieten buiten hun eigen verantwoordelijkheid.

2. Angst voor confrontatie
Controversiële onderwerpen worden vermeden en vergaderingen zijn saai en vervelend.

3. Gebrek aan betrokkenheid
Er is onduidelijkheid binnen het team over de richting en de prioriteiten.

4. Afschuiven van verantwoordelijkheid
Deze teams moedigen middelmatigheid aan en missen deadlines en belangrijke afspraken. Er ontstaat wrok bij de teamleden door onderlinge prestatieverschillen.

5. Te weinig aandacht voor resultaten
Hierbij stagneert het team en laat het zich makkelijk afleiden. Ook raakt het prestatiegerichte medewerkers kwijt.

 

Managen van Virtuele Teams – valkuilen en oplossingen

Wanneer je besluit virtueel te gaan in je bedrijf, of virtueel moet gaan samenwerken door deze crisis, moet je aan veel verschillende zaken denken. Om snel up and running te zijn, duiken we in soorten videocalling, cyberbeveiliging, internettoegang, verbindingssnelheid, vertrouwelijkheid en zo meer.

Maar nadat dit kader werkt, komt er een grotere twijfel op ons af … gaat dat goed blijven lukken, dat virtueel samenwerken? Bij onze klanten hielden we een enquête om in kaart te brengen wat de 10 grootste valkuilen zijn die virtuele teamleaders zien:

  1. Het team betrokken en gemotiveerd houden
  2. Communicatie
  3. De creativiteit van het team stimuleren
  4. Teamleden verantwoordelijk houden
  5. Met conflicten omgaan
  6. Managen op output
  7. Samenwerken rond een duidelijke reeks waarden en doelstellingen
  8. Vertrouwen opbouwen
  9. De resultaten op tijd en binnen het budget behalen
  10. Cultuurverschillen waarderen en benutten

Om managers te helpen met deze uitdagingen aan de slag te gaan en zichzelf en hun team hiertegen te wapenen, hebben we bij Trixolutions een virtueel mini-leertraject uitgewerkt.

Deze bestaat uit 7 wervelende en interactieve mini-workshops in onze Trixolutions Virtual Classroom.

De workshops bestaan uit een aantal bouwstenen, in co-creatie nog uit te werken naar jouw specifieke organisatie of team.

Sessie 1 – Introductie en opstart

  • De nieuwe virtuele realiteit omarmen.
  • De voordelen en uitdagingen begrijpen.
  • Wat nodig is om een virtueel team te managen.
  • De uitdagingen omarmen – De 5 valkuilen van virtuele teams.

Sessie 2 – Een virtueel team opbouwen

  • Jouw team opstellen voor virtueel succes.
  • Je team structureren en samenstellen. Inclusief virtuele onboarding.
  • Zorgen voor gezonde en gelukkige thuiswerkende teamleden.
  • Kick-Off van een virtueel team en project start-up.

 Sessie 3 – Begin met vertrouwen en verbinding

  • Wat is jouw Virtual Leadership Trust Scorecard?
  • Vertrouwen en verbinding creëren. (+ link met Lencioni)
  • Een verbindingscultuur opbouwen.
  • Verbinding met thuiswerkers (+ link Insights Discovery)

Sessie 4 – Gezonde communicatie in een virtueel team

  • Een gezonde communicatieomgeving creëren.
  • Feedback.
  • Wat te doen bij conflicten? (+ link met Lencioni)

Sessie 5 – Engagement, ownership en betrokkenheid in een virtueel team

  • Engagement, ownership en betrokkenheid creëren (+ link met Lencioni)
    • Virtuele vergaderingen houden die impact hebben.
    • Etiquetteregels tijdens een vergadering.
    • Een zinvol teamdoel hebben.
    • Duidelijke doelstellingen en verwachtingen stellen.
    • Je roadmap opbouwen samen met teamovereenkomsten.

Sessie 6 – De “output” in een virtueel team managen

  • Capaciteit of output managen
  • Proces- en betrokkenheidsassessment voor thuiswerkers.
  • Tools en platforms.

Sessie 7 – Troubleshooting in een virtueel team (Quiz & Toolbox)

  • Het team betrokken en verbonden houden…
  • De communicatie loopt fout…
  • Teamleden verantwoordelijk houden…
  • Omgaan met conflicten…
  • Duidelijkheid rond waarden en doelstellingen…
  • Cultuurverschillen…

Na de zomer volgt er ook een open aanbod van dit traject.

Wil je meer info over de mogelijkheden van deze digitale opleiding? Aarzel niet en neem contact op met ons.

Sturen op output in Virtuele Teams: 7 tips

Een manager van een kaartte onlangs een probleem aan dat hij had met een van zijn medewerkers. Bij de organisatie waar zij werkzaam zijn is al geruime tijd Het Nieuwe Werken ingevoerd en de (zelfstandige) professionals werken vaak vanuit huis. De betreffende manager was ontevreden geraakt over het functioneren van een van de medewerkers, die een zeer zelfstandige rol heeft en maar een beperkt deel van zijn tijd op kantoor is.

De manager had problemen met de houding van de medewerker en diens resultaten, en gaf aan dat de medewerker te veel zijn eigen plan trok en onvoldoende afstemde met het team. Hij was niet erg zichtbaar voor zijn manager en de overige teamleden. De manager had daarbij niet het gevoel dat hij de medewerker kon managen, wat in dit geval leidde tot het beeld van een disfunctionerende medewerker. Hoe kun je sturen op output?

Op de vraag wat de manager tot dan had gedaan, was het antwoord dat hij de medewerker had gevraagd vaker op kantoor te komen en zich te verantwoorden over de werkzaamheden. De vervolgvraag welk probleem daar nu precies mee wordt opgelost, was aanleiding om het eigenlijke probleem boven tafel te krijgen.

Geen duidelijke afspraken over output

Het onderliggende probleem was uiteindelijk niet de afwezigheid maar had vooral te maken met aspecten als binding met het team, het maken van onderlinge afspraken, de zichtbaarheid, de geloofwaardigheid en vooral de (zichtbaarheid) van de resultaten. De medewerker werkt binnen een zelfstandige rol en heeft direct contact met klanten en collega’s in andere tijdzones. De input van de medewerker is niet erg zichtbaar voor de manager en daarbij zag hij de medewerker zelf ook steeds minder vaak. Dat gaf de manager het gevoel dat hij geen aansluiting had bij de medewerker en dat leidde tot een perceptie van disfunctioneren. Omdat de input onvoldoende zichtbaar was, wilde de manager de medewerker op kantoor hebben en hem gaan controleren op input.

Na nog meer doorvragen werd er een volgend probleem helder: er waren geen duidelijke afspraken gemaakt over output, resultaten of performance-indicatoren. Wel belangrijk. Immers, wanneer deze output of resultaten duidelijk en zichtbaar zijn, weet een manager of een medewerker wat zijn bijdrage is aan de organisatiedoelstellingen. De behoefte om de input zichtbaar te hebben wordt dan overbodig.

Aangezien het aan de manager is om de resultaten en de output voor een professional vast te stellen, ligt hier een mooie taak voor het management. Wat verwacht je precies van deze medewerker? En weet hij dat? En hoe kan hij zichtbaar maken dat hij dit ook doet?

Bij een vermoeden van disfunctioneren kan micromanagement soms wenselijk of noodzakelijk zijn. Maar in dit geval is het nuttig om de manager van een aantal heel concrete handvatten te voorzien waarmee hij meer grip kan krijgen op de bijdrage aan de organisatiedoelstellingen, een beter beeld kan krijgen van het daadwerkelijke functioneren van de medewerker, en heel concreet beter kan sturen op output of resultaat.

7 tips om te sturen op output

  1. Stel (gezamenlijk) de te behalen resultaten vast en controleer of deze duidelijk zijn.
  2. Maak afspraken om samen te evalueren of de doelen zijn of worden behaald.
  3. Check of de medewerker gemotiveerd en bereid is zich aan deze resultaten te committeren.
  4. Mocht dit niet het geval zijn (signalen: de medewerker stelt de resultaten ter discussie, komt met excuses, heeft andere resultaten voor ogen, reageert niet enthousiast maar met weerstand), ga hier dan een gesprek over aan.
  5. Stel een (online) accountability sheet op, waarbij ieder teamlid wekelijks kan aangeven wat zijn voornaamste doelen en de voortgang zijn.
  6. Vraag aan de medewerker wat hij van jou als manager verwacht en wat de organisatie kan doen om hem te helpen zijn doelen te behalen.
  7. Blijf aangehaakt als manager en zorg ervoor dat de teamleden ook van elkaars resultaten op de hoogte zijn. Houd regelmatig virtuele teammeetings om de resultaten te bespreken.

Vragen? Meer informatie nodig? Of zin in een vrijblijvende afspraak?
Neem hier contact met ons op!

 

Trixolutions – Digitale Opleiding #2 – Time Management

Zeker vandaag de dag groeit het belang aan een goed persoonlijk time management. Thuiswerk, telewerk, virtuele meetings zorgen ervoor dat het tijdsbeheer van onze medewerkers sterk onder druk komt te staan.

Met een inspiratiesessie of uitgebreidere masterclass in onze Trixolutions Virtual Classroom geef je hen alvast de juiste basis en groeivitamines mee voor de toekomst!

Wat kan er allemaal op de planning staan?


Planning & organiseren

Een goede planning vormt de basis voor optimaal time management. Zo voorkom je een overvolle agenda, tijdsgebrek en stress. Volg deze opleiding en verwerf de nodige inzichten en vaardigheden om efficiënt je tijd te beheren.


Prioriteitenmatrix volgens Eisenhower (belangrijk vs urgent).

  • Activiteiten & aanpak per kwadrant
  • Waar en hoe leg ik mijn prioriteiten?
  • Waaraan verlies ik tijd & hoe kan ik hiermee omgaan?
  • Multitasken? Weetjes + zelftest
  • Sharing = caring: best practices delen wat betreft

E-mailcultuur.

Meetingcultuur.

Leiderschap ( delegeren & selfmanagment ).

  • Stilstaan bij belang van Voorbeeldgedrag
  • Agendabeheer: tips, tricks, actiepunten – samen zoeken we uit wat best werkt voor jou.
  • Inzoomen op apps die helpen: vb Trello

 

Time/ Focus / Stress management

  • Stress & weerbaarheid: herkennen bij jezelf & bij collega’s
  • Balans: Wat geeft jou energie? Wat vreet energie?
  • 5 vragen voor efficiënt werken “Moet ik dit nu doen?”
  • 10 ways to wellbeing
  • Hoe blijf je efficiënt als je een hele dag neerzit? Focus op verschillende manieren om beweging te integreren in je werk, terwijl je toch met het werk bezig bent.
  • Wat voor omgeving heeft welk effect op jou? Stilstaan bij o.a.:

Thuiswerk.

Open space.

Apart in bureau.

Werken op verschillende sites.

Veel/weinig animo rondom jou.

Wat werkt voor wie? Hoe houd je hier rekening mee? Hoe communiceer jij dit aan anderen?

  • Weten anderen wat jouw voorkeurscommunicatie is? Face to face, telefoon, mail,… Hoe maak je dit duidelijk? Hoe houd jij daar rekening mee bij anderen?
  • Het is 2020: het ontstaan van de klassieke 8u werkdag is gebaseerd op wat een lichaam qua fysieke arbeid aankan, en dateert van eind 19e eeuw. Hoe kijken we hier naar/evolueren we in een omgeving die gedomineerd wordt door mentale arbeid?

 

Interesse naar de mogelijkheden? Neem gerust contact op!

 

Lencioni herkenbaar en uitbreidbaar? ZEKER!

Als je het aan ons vraagt, trainers bij Trixolutions, hebben we de afgelopen jaren gemerkt dat er een zeer grote “herkenbaarheid” zit in de inzichten van Lencioni.

Met deze herkenbaarheid bedoel ik natuurlijk de dingen die worden beschreven in zijn boeken maar ook het gemak waarbij bepaalde zaken kunnen gematcht en uitgebreid worden naar andere gekende inzichten. Door het feit dat een deelnemer, een team, een organisatie bruggen kan maken tussen het Lencioni-model en reeds bestaande leerbouwstenen, maakt het geheel nog succesvoller!

De bruggen met bestaande en gekende methodieken zijn bijvoorbeeld:

  • Lencionilaag – VERTROUWEN: Trusted Advisor (David Maister), Insights, DISC of MBTI
  • Lencionilaag – RESPECTVOLLE CONFLICTEN: Deep Democracy, Liberating Structures
  • Lencionilaag – TEAM COMMITTMENT: Simon Sinek
  •  …

Trusted Advisor = In deze succesformule van David Maister wordt vertrouwen opgebouwd met behulp van de wereldberoemde “Formule van Vertrouwen”.

Insights, DISC of MBTI = De drie grootste en gekende methodes rond persoonlijkheidstypologieën.

Deep Democracy = De kunst van “inclusie” in teams gaat over het kunnen en willen voeren van gesprekken die moeten gevoerd worden of anders gezegd het bespreekbaar maken van “Elephants in the Room”.

Liberating Structures = Een menukaart met structuren en facilitatiemethodes om “meer” uit een groep te halen.

Simon Sinek = Wereldberoemd geworden door zijn inzichten in de “Why – How – What” in bedrijven en hoe deze zelf te vinden en toe te passen.

Al deze bovenstaande methodes kan je bij ons aanhechten aan Lencioni of als opleiding op zich programmeren.

Indien vragen, aarzel niet om ons te contacteren.

Trixolutions – Digitale opleiding #1 – Lencioni Virtuele Teamcoaching

The five behaviors of a cohesive team

Wereldwijd worden de principes van Patrick Lencioni rond teamcoaching volop ingezet door de grootste bedrijven om hun teams te helpen migreren van “slim” (veel expertise, know how en operational excellence) naar “gezond” (veel vertrouwen, gezonde discussiecultuur, helderheid en aansprakelijkheid).

Maar wist je dat zijn principes meer en meer ingezet worden in “Virtuele Teams”?

Reden is dat in deze digitale samenwerking, en al zeker in deze tijden, het net nog moeilijker is om een juiste teamcultuur en – cohesie te maken én behouden.

In onze digitale Lencioni Teamcoaching sessies begeleiden we teams dan ook in verschillende virtuele video sessies hoe ze kunnen werken en groeien in de 5 lagen van de Lencioni Piramide.

We zetten ook graag het volledige digitale Lencioni Team Assessment in om op een veilige manier over de sterktes en groeipunten van een team te kunnen spreken.

Trainers en coaches kunnen zich dan weer inschrijven op onze Lencioni Coach-the-Coach sessies zodat ze zelf aan de slag kunnen met hun teams. Zij kunnen ons digitaal Lencioni Team Assessment, onder eigen logo, inzetten bij hun klanten.

Aarzel niet en vraag een videocall aan bij onze Lencioni expert – Tom Van Dorst.

Neem een voorsprong!

 

De digitale (softskills) opleidingen van Trixolutions!

De maatregelen rond het Covid-19 virus grijpen ons allemaal aan en de impact ervan is zeer groot op de hele samenleving. Het leven van ons allen staat op zijn kop en elke dag wint digitaal samenwerken aan belang. Binnenkort wordt het mogelijk een noodzaak.

Digitaal samenwerken is een troef van Trixolutions. Hoe kunnen we jullie in de komende weken optimaal ondersteunen zodat je medewerkers vanop afstand kan laten groeien en leren? Om er zo nog sterker te staan als deze periode voorbij is.

Wacht jij af of zet je proactief in op digitaal samenwerken én leren?

Ons aanbod:

  • Virtueel Samenwerken

Teams waarvan de leden telewerken of virtueel samenwerken zoeken soms nog naar het juiste platform, software en vooral met welke do’s en dont’s hou je rekening?

  • Lencioni Teamcoaching voor “Virtuele Teams”

We begeleidden de voorbije maanden meer dan 30 virtuele teams in Lencioni-teamcoaching. We werden hierover druk bevraagd gezien meer en meer teams virtueel samenwerken. Inclusief digitaal team assessment.

  • Lencioni Coach the Coach

 Voor teamcoaches, teamleaders, (freelance) HR experts en managers bieden we maandelijks de mogelijkheid aan om in te schrijven in een uitgebreid tweedaags Lencioni Coach the Coach programma. Zie onze homepage voor de data van de eerstvolgende sessies.

  • Bouwen van “Virtueel Vertrouwen”

Het basisfundament van een gezond team is “vertrouwen”. Hoe kan je virtueel toch werken aan het opbouwen van vertrouwen?

  • Time – en Personal Management.

Zeker in het kader van thuiswerk blijft dit een belangrijke vaardigheid. Waar liggen mijn sterktes en zwaktes? Wat zijn mijn tijdrovers? Waar en hoe leg ik de juiste prioriteiten?

  • Een creatieve attitude

Hoe (re)activeer ik mijn creatieve attitude & die van anderen?

  • Creatief (Bege)leiderschap

Wat is creativiteit? Hoe werk een creatie(f) procesmodel? Creative Problem Solving –  Triple van creativiteit – leiderschap – verandering. Werkklimaat ontwikkelen voor creativiteit (10 dimensies van Ekvall), mijn rol als facilitator van initiatief, concrete creativiteitstechnieken toepassen op eigen werksituatie.

  • Visualiseren kan je leren.

Door beelden en woorden te combineren geef je inzichten mee. Echt beklijvend daarenboven: verankerd in het brein van je kijker- luisteraar. In tijden van digitaal thuiswerk een dikke surplus.

  • Schrijfvaardigheden in dit digitaal tijdperk.

Is het voor je lezer duidelijk waarom je schrijft, wat je van hem/haar verwacht? Is het helder hoe je klant moet reageren? Staat in je geschreven communicatie de lezer centraal – van aanspreking tot ondertekening? Praten inhoud en vorm met elkaar?

 

Kies voor een voorsprong en ga voor een digitale opleiding!

Contacteer ons voor meer info.

Het geheim van productieve teams: De juiste communicatiepatronen

Wat managers aanvoelen als esprit de corps of spirit in een goed team is iets wat waarneembaar, meetbaar en leerbaar is. Het zijn de communicatiepatronen binnen productieve teams die het hem doen.

Elke manager wordt blij van goed functionerende teams, en toch weten we nog steeds niet goed waarom het ene team heel productief is en het andere niet. Zelfs als teams onder vrijwel dezelfde, sterk gecontroleerde omstandigheden werken, presteert het ene team vaak opmerkelijk beter of slechter dan het andere zonder dat iemand begrijpt hoe dat precies komt. Teambuilding is meer een kunst dan een wetenschap, concludeert menig manager dan ook. Ten onrechte, blijkt uit onderzoek met sociometrische badges.

Sociometrics

MIT’s Human Dynamics Laboratory doet uitgebreid onderzoek naar de ‘dynamiek’ – zeg maar hoe teamleden met elkaar omgaan – binnen allerlei soorten teams in uiteenlopende bedrijfstakken, van senior managementteams van hightechbedrijven en R&D-teams van farmaceutische bedrijven tot medische teams in ziekenhuizen en callcenterteams in banken. Dat gebeurt met behulp van elektronische sensoren die mensen op zich dragen. Natuurlijk gedragen mensen zich in het begin even onnatuurlijk als ze met zo’n badge rondlopen, maar dat effect is meestal binnen een uur al verdwenen. Deze badges registreren talloze sociometrische gegevens, zoals de tone of voice die mensen gebruiken in de omgang met elkaar, of ze elkaar aankijken, hoeveel gebaren zij maken en andere lichaamstaal die zij gebruiken, hoeveel zij praten, luisteren en onderbreken en zelfs hoe extravert en empathisch zij zijn. Aan de hand daarvan kunnen de communicatiepatronen binnen teams worden blootgelegd.

Uit het onderzoek blijkt dat die patronen bepalend zijn voor de productiviteit – dat wil zeggen het succes – van het team. Aan de hand van de gemeten communicatiepatronen konden de Human Dynamics Laboratory-onderzoekers bijvoorbeeld precies voorspellen welk team een offerte ging winnen, puur op basis van de sociometrische data die werden verzameld via teamleden die een receptie bezochten. De onderzoekers konden de financiële resultaten voorspellen van investeringsteams, puur op basis van data die tijdens hun onderhandelingen werden verzameld.

Communicatiepatronen in productieve teams

De onderzoekers kunnen ook aan de data zien of teamleden gaan rapporteren dat ze een ‘productieve’ dag hebben gehad of juist een ‘creatieve’ dag. Om wat voor soort team het ook gaat, in welke context of omgeving dan ook, als ze productief zijn vertonen ze steevast dezelfde communicatiepatronen.

Een licht shockerende conclusie wellicht: bepalend voor teamsucces is hoe we communiceren – niet wat we communiceren. Het gaat om de manier waarop, niet om de inhoud. De communicatiepatronen binnen teams zijn niet alleen de belangrijkste voorspellende factor, nog sterker: deze factor is even belangrijk als alle andere factoren – individuele intelligentie van de teamleden, hun persoonlijkheid, hun vaardigheden en de inhoud van besprekingen – bij elkaar. Het redeneringsvermogen en talent van individuen draagt stukken minder bij aan het teamsucces dan je zou verwachten. De beste manier om een goed team samen te stellen is dan ook niet teamleden selecteren op hun intelligentie en prestaties maar uitzoeken hoe de teamleden communiceren en het team zo kneden en begeleiden dat het de juiste communicatiepatronen gaat vertonen.

Wat productieve teams doen

Concreet hebben productieve teams onder meer de volgende kenmerken:

  1. Iedereen in het team praat ongeveer evenveel als hij luistert, waarbij iedereen zijn bijdragen kort en innemend houdt.
  2. Teamleden hebben face-to-facecontact en hun conversaties en gebaren zijn energiek.
  3. Teamleden hebben direct contact met elkaar – en niet alleen met de teamleider.
  4. Teamleden bespreken dingen ook via de achterdeur en zijdelings.
  5. Teamleden begeven zich regelmatig buiten de groep om dingen te exploreren en brengen informatie terug naar het team.

Energie, engagement, exploratie

Op een wat abstracter niveau blijken drie aspecten van de communicatie van sterke invloed te zijn op de performance van productieve teams. Het eerste aspect is energie, die wordt gemeten aan de hand van het aantal en soort uitwisselingen tussen teamleden. Een uitwisseling is bijvoorbeeld een opmerking van een teamlid en een reactie van een ander teamlid: zoals een knik met het hoofd of een ‘ja’. Conversaties bestaan dus als het goed is uit grote aantallen uitwisselingen. Face-to-face is de meest waardevolle vorm van communicatie. Daarna volgen telefoongesprekken en videoconferencing. E-mail en sms zijn de minst waardevolle communicatievormen. In een sociometrische meting wordt per teamlid het aantal uitwisselingen geteld en per communicatievorm gewogen (faceto-face telt dus zwaarder dan e-mail of chat), waarna elk teamlid een ‘energiescore’ krijgt. Op basis van de gezamenlijke scores wordt een teamenergiescore berekend.

De tweede belangrijke communicatiedimensie is engagement: de verdeling van de energie over de teamleden. Als alle teamleden ongeveer evenveel en betrekkelijk hoge niveaus energie met alle andere teamleden hebben, is het engagement buitengewoon hoog. Teams waarvan slechts een deel aan energierijke communicatie doet terwijl andere teamleden niet meedoen, presteren niet zo goed. Volledig geëngageerde teams doen het beter – ze nemen bijvoorbeeld betere beslissingen.

De derde kritieke communicatiedimensie is exploratie: de communicatie die teamleden hebben buiten hun team. Dit is in wezen de energie tussen een team en andere teams waarmee het interacties heeft. Beter presterende teams blijken meer externe connecties te hebben. Een hoge score op exploratie is het belangrijkst voor creatieve teams, die frisse perspectieven nodig hebben.

Exploratie en engagement zijn twee communicatieaspecten die elkaar enigszins bijten, want ze strijden als het ware om de energie van het team. Die energie is niet onuitputtelijk: hoe meer energie mensen aan hun eigen team wijden (engagement), hoe minder energie er overblijft voor gebruik buiten het team (exploratie). En andersom.

De ideale teamplayer

Sceptici vinden misschien dat het verhaal over energie, engagement en exploratie nogal voor de hand ligt, maar wat dit onderzoek zo bijzonder maakt is dat deze dynamieken uiterst precies kunnen worden geobserveerd, gekwantificeerd en meetbaar worden gemaakt – en daarmee maakbaar, al is het maar tot op zekere hoogte. We weten nu bijvoorbeeld dat 35 procent van de variatie in de performance van een team kan worden verklaard door puur en alleen het aantal face-to-face-uitwisselingen tussen de teamleden. We weten dat het ideale aantal uitwisselingen rond de enkele tientallen per gewerkt uur ligt – maar dat de performance achteruitgaat als dat aantal nog groter wordt.

We weten ook dat in productieve teams de teamleden slechts de helft van de tijd naar de hele groep luisteren of tot de hele groep spreken. En dat elk teamlid zich daarbij beperkt tot de tijd die hem redelijkerwijs toekomt en zijn input bondig en to-the-point houdt. De andere helft van de tijd voeren leden van succesvolle teams vrij korte één-op-éénconversaties. Het lijkt misschien onlogisch dat al die zijdelingse uitwisselingen het team niet afleiden maar juist beter doen presteren – maar dat is wat de data onmiskenbaar aangeven.

En we weten nu wat het profiel van de ideale teamplayer is. Sommigen noemen deze mensen ‘natuurlijke leiders’, de Human Dynamics Laboratory-onderzoekers noemen hen liever ‘charismatische connectors’. De bagdedata laten zien dat deze mensen actief circuleren en teamleden in korte, energierijke conversaties engageren. Zij verdelen hun tijd democratisch: ze communiceren met iedereen evenveel en zorgen ervoor dat alle teamleden de mogelijkheid krijgen om een bijdrage te leveren. Charismatische connectors zijn niet noodzakelijkerwijs extravert, hoewel ze makkelijk op andere mensen afstappen. Ze luisteren net zo veel – of meer – als dat ze praten en zijn gewoonlijk zeer betrokken bij degene naar wie ze luisteren. Dat heet ‘energetisch maar gefocust luisteren’.

De beste teamplayers brengen ook teamgenoten in contact met elkaar en verspreiden ideeën. En ze hebben de juiste explorerende instelling: ze zoeken informatie en ideeën buiten het team maar zonder dat dit ten koste gaat van het groepsengagement. Uit het badgeonderzoek blijkt: hoe meer van deze mensen in een team zitten, hoe succesvoller dat team is.

Vragen? Meer informatie nodig? Of zin in een vrijblijvende afspraak?
Neem hier contact met ons op!

Waarom psychologische veiligheid belangrijker is dan ooit

De term ‘psychologische veiligheid’ zoemt tegenwoordig door de zalen van congressen en seminaries. Elke zichzelf respecterende coach of trainer heeft het erover. Die aandacht komt niet uit de lucht vallen. Sinds enige tijd heeft een mentale kentering plaatsgevonden. De tijdgeest is veranderd.

We hebben het wel een beetje gehad met alle technologische groei. De beloofde verbeteringen zijn niet of slechts deels waargemaakt. Daarvoor in de plaats kwamen ook tal van negatieve bijeffecten aan het licht. We rennen ons rot om bij te blijven. We worden gegijzeld door tal van onzekerheden. De complexiteit van ons omringende systemen is zo groot dat we er niets meer van snappen. Bovendien lezen we meer en meer over organisaties die last hebben van een angstcultuur.

De remedie: terug naar de menselijke waarden. Zingeving, purpose, geluk, rust. Dat zijn de dingen waar momenteel behoefte aan is. Psychologische veiligheid past perfect in dat rijtje. Het belooft veiligheid, een basis om op voort te gaan.

Een toevallige ontdekking

Hoewel sommigen bij het spreken erover doen alsof ze het ei van Columbus hebben uitgevonden, is niets minder waar. De term werd ruim een halve eeuw geleden bedacht door de vooraanstaande managementdenkers Edgar Schein en Warren Bennis. In een boek uit 1965 gebruikten zij het begrip om angstgevoelens bij veranderingen te beschrijven. In de jaren negentig kreeg de term zijn huidige lading. Dit gebeurde door een jonge onderzoekster die aan het begin van haar carrière stond. Amy Edmondson raakte betrokken bij een onderzoek naar medische missers door zorgteams in ziekenhuizen. De resultaten waren het omgekeerde van wat ze had verwacht: effectieve teams bleken veel meer fouten te maken dan slecht functionerende teams.

Hoe was dat mogelijk? Na lang puzzelen kwam Edmondson erachter dat goed functionerende teams niet zozeer meer fouten maakten, maar dat zij eerder geneigd waren om fouten te rapporteren en met elkaar te bespreken.

Om haar toevallige ontdekking te duiden, hanteerde Edmondson de term psychologische veiligheid: het gevoel om vrijelijk met elkaar van gedachten te kunnen wisselen. Om vragen te stellen, ideeën te opperen, meningen te uiten en kritiek te spuien. Wie zich psychologisch veilig voelt, voelt zich op zijn gemak om dingen te zeggen. Wie dat gevoel niet heeft, houdt liever zijn mond. Waarom? Omdat anderen zouden kunnen denken dat je dom bent omdat je de ‘verkeerde’ vragen stelt. Omdat ze je wellicht opdringerig vinden wanneer je een nieuw idee oppert. Of omdat ze je als negatief kunnen bestempelen wanneer je kritisch bent. Niemand wil toch als dom, opdringerig of negatief versleten worden? Daarom houden we meestal onze mond. De woorden die we hadden willen zeggen, slikken we in. We zwijgen, terwijl we zoveel te vertellen hebben.

Wat psychologische veiligheid (niet) is

Psychologische veiligheid zal het eerste en ook niet het laatste concept zijn waarmee mensen uit de praktijk – adviseurs, managers, trainers – aan de haal gaan. Met als gevolg dat de inhoud van het concept geleidelijk verwatert. Hieronder geven we aan wat er wel en niet onder het begrip verstaan moet worden.

  • Het heeft in de eerste plaats niets te maken met vrijblijvendheid of lief zijn voor elkaar. Het houdt ook niet in dat alles wat gezegd wordt klakkeloos wordt ondersteund. Psychologische veiligheid gaat over de mogelijkheid om openhartig met elkaar in discussie te gaan. Met als inzet dat de beste argumenten boven komen drijven.
  • In tegenstelling tot wat weleens gesuggereerd wordt, is psychologische veiligheid geen aangeboren persoonskenmerk. Of je introvert of extravert bent, doet er niet toe. Iedereen moet zich in de gelegenheid gesteld voelen om haar of zijn standpunt naar voren te brengen.
  • Psychologische veiligheid is ook geen ander woord voor vertrouwen. Die fout wordt in de praktijk vaak gemaakt. Vertrouwen gaat in de eerste plaats om de relaties en interacties tussen individuen. De vraag is of men elkaar vertrouwt. Het gaat om je verwachting over een specifiek individu. Psychologische veiligheid betekent dat je je op je gemak voelt in een bepaalde setting. We hebben het dan over verwachtingspatronen en culturele percepties: hebben mensen het gevoel dat ze hun mond open kunnen doen of niet?
  • Psychologische veiligheid heeft ook niets te maken met het omzeilen van verantwoordelijkheden of verlagen van professionele normen, waardoor de ondergrens van wat van mensen wordt verwacht omlaag gaat. Integendeel, psychologische veiligheid betekent juist dat mensen eerlijker naar elkaar toe zijn, dat ze elkaar vroeger en makkelijker aanspreken, dat de communicatie energieker en de samenwerking intensiever wordt.

Gevolgen van psychologische onveiligheid

Nu we weten wat psychologische veiligheid wel en niet is, is het tijd om te bespreken wat de impact is. Wat gebeurt er wanneer de psychologische veiligheid niet gegarandeerd is?

  • Het minst erge is dat je een belangrijke kans voorbij laat gaan om je stem te laten horen. Je had mee kunnen doen aan het spel, maar je besloot om dat niet te doen. Vaak heeft dat te maken met heersende gewoonten en automatismen. Zo wordt er in nogal wat bedrijfsculturen verwacht dat je alleen iets zegt wanneer je over solide feiten beschikt. Als je nieuw bent in een team wordt het over het algemeen ook raadzaam geacht dat je er niet meteen met gestrekt been ingaat, maar dat je de kat wat uit de boom kijkt. Kritiek uitoefenen op beslissingen van de baas is niet erg raadzaam voor het verdere verloop van je loopbaan, zeker niet als de baas zelf aanwezig is. En je mond voorbij praten is ook not done. Al die patronen komen allemaal neer op het gezegde: spreken is zilver, zwijgen is goud.
  • Het kan allemaal een tikkeltje erger uitpakken. Dat gebeurt wanneer er sprake is van torenhoge ambities in combinatie met een angstcultuur. Het Duitse VW-concern was daar een sprekend voorbeeld van. De leiding van het bedrijf had voor ogen dat het bedrijf ’s werelds grootste automobielfabrikant moest worden. Managers die daar vraagtekens bij plaatsten werden openlijk voor schut gezet en er werd gedreigd met ontslag. Uiteindelijk leidde het tot een cultuur waarin sjoemelen als normaal werd beschouwd. De doelen moesten immers worden gehaald. Als het niet linksom kon, dan maar rechtsom. De affaire met de vervalste dieseltesten – ‘Dieselgate’ – was een logisch gevolg. Dat kwam het bedrijf bijzonder duur te staan. Hetzelfde geldt voor de Amerikaanse bank Wells Fargo. Daar wilde de top het aantal verkochte producten verveelvoudigen. Ook die doelstelling werd erin gehamerd. Het leidde tot een fraudeleuze cultuur, die medewerkers ertoe bracht om massaal valse rekeningen te openen om hun targets toch maar te halen.
  • Dat het nóg erger kan, bewijst de crash tussen twee Boeing 747 vliegtuigen op de luchthaven van het Canarische eiland Tenerife in maart 1977. Hoewel er meerdere factoren meespeelden (het was die dag mistig, een van de vliegtuigen had vanwege een bommelding op een naburig vliegveld vertraging opgelopen), was de uiteindelijke oorzaak van de ramp dat de twee copiloten van het KLM-vliegtuig hun baas niet durfden te overrulen toen hij de beslissing nam om zonder nadrukkelijke toestemming van de verkeersleiding op te stijgen. Het KLM-toestel klapte in volle vaart op een eveneens op de startbaan taxiënd vliegtuig. Het kostte 583 mensen het leven. Voor de vliegindustrie was het de aanleiding om de cultuur in de cockpit rigoureus aan te pakken.

Belangrijk maar in de praktijk onvoldoende ontwikkeld

Hoe belangrijk psychologische veiligheid is, weten we sinds een jaar of tien. In 2008 deed Google een meerjarig onderzoek bij meer dan 180 teams naar de vraag waardoor sommige teams beter presteren dan andere. Het resultaat van het onderzoek deed nogal wat stof opwaaien. In tegenstelling tot wat vaak wordt gesuggereerd, lag de effectiviteit van teams niet aan de kwaliteit van het leiderschap, de nauwkeurigheid van de doelstellingen, de methodiek en de diversiteit, maar met het gevoel van sterke psychologische veiligheid. Als dat gevoel er is, nemen mensen een lerende houding aan, worden zij innovatief en effectief in hun werk. De vervolgvraag is natuurlijk hoe sterk dat gevoel bij de meeste werknemers ontwikkeld is.

Psychologische veiligheid wordt alsmaar belangrijker. Maar vooralsnog is het er in de meeste organisaties maar matig mee gesteld. De feiten geven dan ook weinig aanleiding tot vreugde. Uit een Gallup-enquête uit 2017 bleek dat slechts drie op de 10 werknemers het volkomen eens zijn met de stelling dat hun mening op het werk telt.

Wat kun je doen om een psychologisch veilig klimaat te stimuleren?

Het stimuleren van een psychologisch veilige cultuur is niet een kwestie van ‘even doen’. Een aanpak waarbij een programma over heel de organisatie wordt uitgerold, heeft eveneens weinig kans van slagen. Daarvoor hangt het thema van teveel kleine dingen aan elkaar.

In haar boek geeft Edmondson het voorbeeld van een verpleegster die tijdens een nachtdienst merkt dat er een ongebruikelijk hoge dosering van een medicijn klaarstaat voor een patiënt. Klopt dat wel? De verpleegster overweegt de verantwoordelijke arts te bellen, maar herinnert zich dan hoe boos hij de vorige keer reageerde over de onverwachte storing. Ze besluit om het er maar bij te laten zitten. Er zal wel goed nagedacht zijn over de verhoogde dosering…

Om een psychologisch veilig klimaat te stimuleren, onderscheidt Edmondson een aanpak in drie stappen:

  • Framen: begin er in de eerste plaats mee om het werk anders te ‘framen’. Praat niet over uitvoering, maar over leren. Benadruk wat er dagelijks gezamenlijk te leren valt. Zorg dat er ruimte is om fouten te maken en te experimenteren. Hou van tijd tot tijd een ‘failure party’. Geef onzekerheid een plaats. Benadruk dat niemand de wijsheid in pacht heeft. Niemand is onfeilbaar. Onzekerheid en twijfels zijn normaal. Net als de intentie om er samen uit te komen en samen de gestelde doelen te bereiken. Die doelen kunnen niet zomaar vanaf de top de organisatie in geslingerd worden. Het moet om betekenisvolle en door iedereen gedragen doelen gaan.
  • Discussie stimuleren: ontwikkel structuren en processen voor openhartige en intensieve discussie. Stel spelregels op om die discussie in goede banen te leiden. Stimuleer een kritische en onderzoekende houding. Stimuleer nieuwsgierigheid. Stel voortdurend vragen: hoe zouden we dingen anders kunnen doen, slimmer, beter? Denk hardop (‘working out loud’).
  • Neem iedereen serieus: laat niet meteen je standpunt weten of – nog erger – je ergernis zien. Zorg voor beter ontwikkelde luistervaardigheden. Straf zo nodig degenen die de psychologische veiligheid in gevaar brengen.

Zelf aan de slag met gezond verstand

Of er snel vorderingen op het gebied van psychologische veiligheid te verwachten zijn? Edmondson is daar betrekkelijk optimistisch in, om twee redenen.

Allereerst zijn de meeste managers wel van het belang doordrongen. Zij willen hun organisatie dolgraag in de richting van de ‘learning zone’ dirigeren. Ten tweede is Edmondson ervan overtuigd dat ze daar met de drie stappen redelijk snel in zullen slagen. Het klinkt als gezond verstand: frame het positief (als leren), neem iedereen serieus en stimuleer de discussie.

Vragen? Meer informatie nodig? Of zin in een vrijblijvende afspraak?
Neem hier contact met ons op!