Hoe niet te delegeren: 9 fouten om te vermijden

Hoe niet te delegeren

Delegeren helpt je efficiënter en effectiever te werken. Het bespaart niet alleen tijd, maar kan ook zorgen voor de beste opdrachtkwaliteit. Er zijn echter enkele valkuilen die je moet vermijden bij het delegeren, vooral wanneer je een leidinggevende functie hebt. Anders eindig je met een gedemotiveerd team en slechte resultaten – precies het tegenovergestelde van wat je met een goede delegatie zou kunnen bereiken. Dus houd rekening met deze 9 frequente delegatiefouten:

1. Te bezitterig zijn

“Ik ben de meest gekwalificeerde persoon voor deze taak.” “Hij neemt het niet zo serieus als ik.” Dit zijn slechts twee van de talloze argumenten om delegatie te vermijden. Voor managers is deze houding vooral schadelijk omdat ze vast komen te zitten in hun dagelijkse activiteiten, waardoor ze tijd verliezen voor strategisch denken of andere belangrijke kwesties. Het overbrengen van relevante taken bespaart echter tijd en motiveert je collega’s om uitstekend werk te leveren en voort te bouwen op hun vaardigheden.

Delegeren is soms het idee van perfectie loslaten. De gedachte dat wanneer je het zelf doet, dit van betere kwaliteit is en sneller wordt geleverd. Hoe kunnen jouw mensen GROEIEN wanneer je niet delegeert en jij de enige ‘perfecte’ persoon in het team bent?

2. Mensen overweldigen

Pas op dat je geen taken delegeert waarvoor mensen over- of ondergekwalificeerd zijn. Medewerkers uitdagen is motiverend, maar projecten die hen volledig overweldigen hebben weinig zin. Aan de andere kant is het prima om een taak toe te wijzen waarvoor iemand van tijd tot tijd overgekwalificeerd is. Als dit echter te vaak gebeurt, zal het demotiverend zijn. Dus probeer de taak te delegeren aan de persoon die het beste resultaat oplevert of aan de persoon die deze vaardigheid voor de toekomst wil ontwikkelen of zou moeten ontwikkelen. Als je niet zeker weet wie de beste is of als je het leren van nieuwe vaardigheden binnen het team wilt promoten, vraag ze dan openlijk “wie heeft de vereiste vaardigheden of wil ze leren op het werk?”

Durf de taken te delegeren die een medewerker graag doet en waarvan jij (als manager) denkt dat hij/zij er niet goed in is. Het rendement op leren is veel groter wanneer medewerkers zelf ontdekken waar ze goed in zijn, in plaats van dat je ze het van tevoren vertelt … Zo ontdek je misschien een aantal verrassende verborgen talenten in je team.

3. Niet officieel verantwoordelijk

Als je iemand verantwoordelijkheid of autoriteit voor een nieuw project hebt gegeven, moet iedereen dat weten. Alleen dan kan de collega vastberaden handelen. Geef je collega vertrouwen door hem/haar te laten weten dat hij/zij zich altijd tot jou kan wenden met vragen.

4. Onduidelijke definitie van een project

Wanneer medewerkers het doel of het kader van de opdracht niet kennen, zullen ze moeilijk efficiënt kunnen werken. Neem dus eerst contact op met de medewerker of het team en overloop wat er moet gebeuren en wat je als eindresultaat verwacht. Geef zoveel mogelijk informatie en spreek een tijdschema af.

Zorg er ook voor dat de werknemer echt heeft begrepen wat te doen – niet alle werknemers zullen het je vertellen als er iets onduidelijk is. Het kan ook nuttig zijn om de werknemer te vragen wat zijn/haar volgende stappen zullen zijn. Stuur nooit een taak per e-mail of plak geen post-it nota op het bureau van een collega.

Delegeren betekent duidelijke doelen stellen en een flexibel pad toekennen om die doelen te bereiken. Als je goed delegeert, geef je autonomie en oefen je positieve controle uit.

5. Voortdurend bemoeien

Het kan moeilijk zijn om de controle over een taak op te geven, vooral als het belangrijk is. Desalniettemin moet je afzien van het constant beheersen van de voortgang ervan. Verwacht bovendien niet dat je collega het werk doet zoals jij het zou doen. Vertrouw in plaats daarvan op zijn/haar vaardigheden en geef hem/haar de vrijheid die hij/zij nodig heeft. Als je constant betrokken bent, zal hij/zij denken dat je hem/haar niet vertrouwt om goede resultaten te bereiken.

6. Gebrek aan positieve controle

De andere kant van de medaille: hoewel de werknemer autonoom moet werken, ligt de eindverantwoordelijkheid bij jou. Zorg er dus voor dat je collega vordert met de opdracht en bied hulp aan om obstakels weg te werken.

Positieve controle is alleen mogelijk met een duidelijke briefing, vastgestelde verwachtingen en SMART*-doelen.

*(SMART = Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdgebonden)

7. Onaangename activiteiten doorgeven

Val niet in de val door alleen onaangename of saaie taken door te geven. Dit geeft de indruk dat je bepaald werk wilt vermijden. Als gevolg hiervan zullen je werknemers zich onderbenut voelen omdat de overdracht van kleine opdrachten hen vertelt: “Jouw werktijd is minder waardevol dan de mijne.”

8. Wachten tot vijf voor twaalf

“Ik kan dit zelf wel doen.” Dit is wat je denkt tot het vijf voor twaalf is. Dan realiseer je je dat je hulp nodig hebt en stuur je de bestanden snel door naar je collega. Nu hebben zowel hij/zij als jij haast.

Last minute delegeren zorgt alleen voor frustratie. Je collega wordt gedemotiveerd en het resultaat van deze snelle opdracht is misschien niet de beste. Houd er rekening mee dat het een bepaalde tijd kost om een opdracht van goede kwaliteit te produceren. Daarom is het beter om vooraf te delegeren, zodat je collega’s voldoende tijd hebben om te reorganiseren. Er zijn natuurlijk dagen met uitzonderingen – maar dit moeten uitzonderingen blijven.

9. Geen feedback geven

Vergeet niet om eerlijke feedback te geven zodra een taak voltooid is. Dit zorgt ervoor dat je collega ervan profiteert, dat hij/zij haar vaardigheden in de toekomst kan ontwikkelen. Een bedanking laat ook zien dat je zijn/haar inzet en werk waardeert. Dit soort gebaren zorgen ervoor dat collega’s ook in de toekomst met jou willen samenwerken.

In de werkomgevingen van vandaag is er altijd veel te doen. Als professionals of managers hebben we geen tijd meer om alles alleen te doen. Als je weet hoe je goed kunt delegeren, zul je beter presteren. Bovendien gebruik je de kracht van je collega’s, help je expertise op te bouwen en diepere relaties te ontwikkelen.

Vragen? Meer informatie nodig? Of zin in een vrijblijvende afspraak?
Neem hier contact met ons op!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

%d bloggers liken dit: